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smartagency.cloud — Informativa sull'utilizzo dell'Intelligenza Artificiale e trattamento dei dati

Documento aggiornato a: marzo 2026 — V1.1 — Soggetto a revisione periodica

Smartagency.cloud è una piattaforma cloud dedicata alle Agenzie Assicurative e alle Aziende Broker sviluppata da 2000net srl (www.2000net.it).

Ospita una suite di applicativi specializzati, tra cui RISKASS, Charlie, Pulse, Roboco e altri, progettati per supportare l'operatività quotidiana degli intermediari assicurativi.

Molte funzionalità della piattaforma si avvalgono di modelli di intelligenza artificiale (AI) per elaborare le richieste degli utenti e restituire risposte, suggerimenti o analisi. Il presente documento descrive in modo chiaro come questi modelli vengono utilizzati e quali dati vengono coinvolti nel processo.

2000net Srl assume il ruolo di Responsabile del trattamento dati ai sensi dell'art. 28 del GDPR.

Il Responsabile del trattamento dei dati è contattabile al seguente indirizzo mail: privacy@2000net.it

2000net Srl ha nominato un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) contattabile al seguente indirizzo mail: dpo@2000net.it

La piattaforma integra modelli di AI generativa per supportare attività operative tipiche del settore assicurativo, tra cui:

• analisi e sintesi di informazioni su prodotti assicurativi (CGA)
• generazione di suggerimenti operativi e raccomandazioni di copertura
• comparazione tra prodotti e scenari assicurativi
• supporto alla consulenza e alla valutazione del rischio
• assistenza nella redazione e nell'interpretazione di documenti

I modelli di AI operano come motori di elaborazione linguistica e logica: ricevono le informazioni fornite dall'utente tramite l'interfaccia e restituiscono un output testuale. Non hanno accesso autonomo ai dati della piattaforma né al database degli utenti.

La piattaforma è in continua evoluzione. Le funzionalità AI disponibili possono variare nel tempo: nuove integrazioni potrebbero essere introdotte e le modalità di utilizzo potrebbero cambiare. Il presente documento viene aggiornato periodicamente per riflettere lo stato attuale della piattaforma.

L'utilizzo dell'intelligenza artificiale nella piattaforma è progettato nel rispetto dei principi del Regolamento Europeo sull'Intelligenza Artificiale (AI Act, Regolamento UE 2024/1689), entrato in vigore nel 2024. In particolare, la piattaforma adotta un approccio orientato alla trasparenza, alla supervisione umana e alla minimizzazione dei rischi nell'impiego dei sistemi AI a supporto degli intermediari assicurativi.

Nell'utilizzo ordinario della piattaforma, smartagency.cloud non trasmette dati personali ai modelli di intelligenza artificiale. Le richieste elaborate dall'AI contengono esclusivamente:

• parametri tecnici relativi a polizze, coperture o scenari assicurativi
• testo inserito dall'utente nei campi operativi della piattaforma
• informazioni anonime o aggregate selezionate automaticamente dal sistema

Nomi di clienti, codici fiscali, indirizzi, dati di contatto e qualsiasi altro dato identificativo non vengono estratti dal database della piattaforma né trasmessi ai modelli AI dalla piattaforma stessa.

Alcune funzionalità della piattaforma, quali, a titolo esemplificativo, la funzione "Carica CGA", consentono all'Agenzia o Azienda Broker di caricare documenti (es. condizioni generali di assicurazione), il cui contenuto viene trasmesso a sistemi di intelligenza artificiale per finalità di elaborazione (quali analisi, sintesi o confronto).

2000net Srl non esercita alcun controllo sui contenuti caricati e non è responsabile della presenza di eventuali dati personali ai sensi dell'art. 4 del Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR"), inclusi nominativi o informazioni riferibili a persone fisiche, né di eventuali categorie particolari di dati ai sensi dell'art. 9 GDPR.

L'Agenzia o azienda Broker agisce quale autonomo titolare del trattamento e resta l'unico responsabile della verifica preventiva dei contenuti e della sussistenza di un'idonea base giuridica ai sensi degli artt. 6 e 9 GDPR, nonché del rispetto dei principi applicabili al trattamento dei dati personali di cui all'art. 5 GDPR.

Nei limiti consentiti dalla normativa applicabile, 2000net Srl declina ogni responsabilità connessa al caricamento e al trattamento di dati personali e particolari effettuati dall'Agenzia o Azienda Broker tramite tali funzionalità.

È responsabilità esclusiva dell'Agenzia o Azienda Broker verificare il contenuto dei documenti prima del caricamento e assicurarsi di disporre della base giuridica appropriata per il trattamento dei dati personali eventualmente presenti. Si raccomanda di caricare esclusivamente documenti privi di dati personali riferibili a soggetti identificabili, salvo nei casi in cui ciò sia strettamente necessario e consentito dalla normativa applicabile.

L'Utente di Agenzia o Azienda Broker riconosce e accetta che il software "Riskass", basato su tecnologie di intelligenza artificiale, costituisce un mero strumento di supporto operativo e non sostituisce in alcun modo il giudizio professionale, le verifiche di diligenza e gli obblighi normativi gravanti sull'Agenzia o Azienda Broker.

Gli output generati dal Software (quali, a titolo esemplificativo, report, analisi e raccomandazioni) sono prodotti mediante processi automatizzati e, in ragione della natura probabilistica dei modelli di intelligenza artificiale, possono contenere errori, imprecisioni o omissioni. Pertanto, tali output devono essere sottoposti a preventiva verifica.

Resta inteso che l'Agenzia o Azienda Broker è l'unico ed esclusivo responsabile delle decisioni assunte e delle informazioni trasmesse ai propri clienti, anche qualora basate, in tutto o in parte, sugli output del Software.

Nei limiti massimi consentiti dalla normativa applicabile, 2000net S.r.l. declina ogni responsabilità in merito all'accuratezza, completezza o affidabilità degli output generati dall'intelligenza artificiale, nonché per eventuali danni derivanti dall'utilizzo degli stessi senza adeguata verifica da parte dell'Utente.

L'utilizzo di sistemi di intelligenza artificiale nell'ambito dell'attività professionale deve avvenire nel rispetto dei principi di diligenza, correttezza e responsabilità, quale strumento di supporto e non sostitutivo del giudizio umano. L'utente è tenuto a impiegare tali tecnologie in modo consapevole, verificando attentamente i contenuti generati e valutandone l'accuratezza, la coerenza e la conformità alla normativa.

I dati dell'Agenzia o Azienda Broker registrati sulla piattaforma sono ospitati e trattati in Italia, presso il Campus DATA4 di Cornaredo (Milano), un'infrastruttura certificata ANSI TIA-942 Tier IV e ISO 27001.

Le richieste inviate ai modelli AI possono essere elaborate da fornitori terzi di servizi AI. Questi fornitori sono selezionati sulla base di criteri di conformità al GDPR e operano in qualità di Sub-Responsabili del Trattamento ai sensi dell'art. 28 del Regolamento UE 2016/679. Le condizioni specifiche di trattamento dei dati trasmessi ai modelli AI dipendono dal servizio integrato e possono variare in funzione dell'evoluzione della piattaforma.

Qualora siano previsti trasferimenti di dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo, tali trasferimenti avvengono nel rispetto delle garanzie previste dal GDPR (es. Clausole Contrattuali Standard).

Campus DATA4 Milano

• Certificazione ANSI TIA-942 Tier IV: massima ridondanza e disponibilità continua (uptime garantito 99,995%)
• Certificazioni ISO 27001:2022 per la sicurezza delle informazioni, ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 50001:2018 e ISO 45001:2018
• Certificazione PCI DSS 2018 e ISAE 3402 per la verifica dei controlli interni
• Design resiliente e ridondante con interconnessione a oltre 70 operatori di telecomunicazione e accesso diretto a oltre 150 piattaforme cloud pubbliche
• Fornitore qualificato AGID per la fornitura di servizi alla Pubblica Amministrazione

La scelta di un data center italiano di livello Tier IV garantisce che i dati degli intermediari assicurativi e dei loro clienti non lascino mai il territorio nazionale, assicurando la massima conformità normativa e la più elevata continuità operativa possibile.

Le funzionalità AI della piattaforma hanno una funzione di supporto informativo e operativo. Gli output generati dall'AI, siano essi suggerimenti, analisi o raccomandazioni, non costituiscono consulenza professionale e non sostituiscono la valutazione dell'intermediario assicurativo.

Le decisioni finali relative alla scelta dei prodotti, alla valutazione dei rischi e alle raccomandazioni ai clienti rimangono sempre in capo all'intermediario assicurativo, che è tenuto a verificare l'accuratezza e l'appropriatezza degli output prima di utilizzarli.

I dati inseriti, caricati o generati all'interno della piattaforma smartagency.cloud rimangono di esclusiva proprietà del titolare della licenza, tipicamente l'Agenzia o l'Azienda Broker. 2000net Srl, in qualità di fornitore della piattaforma, non rivendica alcun diritto sui contenuti trattati dall'Agenzia o dall'Azienda Broker e non utilizza i dati per finalità proprie diverse dall'erogazione del servizio.

Il titolare della licenza può in qualsiasi momento richiedere l'esportazione completa dei propri dati presenti sulla piattaforma. L'export include tutte le informazioni associate all'account e ai moduli attivi, in un formato strutturato e leggibile.

Per richiedere l'esportazione dei dati è sufficiente contattare il supporto 2000net Srl tramite i canali ufficiali della piattaforma. Il team provvederà a predisporre il pacchetto dati nei tempi tecnici necessari.

Il titolare della licenza ha il diritto di richiedere la cancellazione totale e definitiva di tutti i propri dati dalla piattaforma, in qualsiasi momento e indipendentemente dallo stato del contratto di licenza a pagamento, free o trial.

A seguito della richiesta di cancellazione, 2000net Srl provvederà alla rimozione di tutti i dati associati all'account dalla piattaforma e dai sistemi di backup, nel rispetto dei tempi tecnici necessari e degli eventuali obblighi di conservazione previsti dalla normativa vigente (es. obblighi fiscali o contabili).

La cancellazione è un'operazione irreversibile. Si raccomanda di effettuare un'esportazione completa dei dati prima di procedere con la richiesta di eliminazione.

La piattaforma smartagency.cloud è in costante sviluppo. Le funzionalità AI, i fornitori integrati e le modalità di trattamento dei dati possono evolvere nel tempo. Il presente documento potrà essere aggiornato per riflettere tali cambiamenti.

Gli utenti saranno informati di eventuali modifiche rilevanti attraverso i canali di comunicazione della piattaforma. Si consiglia di consultare periodicamente questa informativa per restare aggiornati.

2000net S.r.l. • Smartagency.cloud — Prodotto da 2000net srl • 2026 V1.1